Tài liệu số

Thư viện Tài liệu số

Giải pháp Quản lý Tài liệu số quản lý toàn bộ chu trình số của các tài liệu, văn bản bao gồm: tạo lập, giao nhận, xuất bản, lưu trữ, tìm kiếm và huỷ văn bản. Hệ thống giúp quản lý toàn diện các tài liệu/tài sản số của doanh nghiệp như: tài liệu ISO, các quy định, biểu mẫu của công ty, các quy trình nội bộ,…Cơ chế phân quyền khai thác và sử dụng tài liệu rất chặt chẽ và linh hoạt giúp cho người dùng có thể tiếp cận tài liệu môt cách nhanh chóng,chính xác.

Tính năng Hệ thống Tài liệu số:

  • Thư viện Tài liệu số: Cho phép những người Quản lý Tài liệu Thêm, cập nhật, Phân chia Thư viện Tài liệu thành các Thư mục theo nhiều cấp cha con và Tải các Tài liệu số lên Thư viện.
  • Đồng bộ Thư viện với máy tính cá nhân người dùng: Khi thực hiện đồng bộ, với mỗi thay đổi Tài liệu trong máy tính cá nhân người dùng thì Thư viện cũng sẽ thay đổi theo và ngược lại
  • Hệ thống hỗ trợ người Quản lý tổ chức Tài liệu theo dạng Hồ sơ với mỗi Hồ sơ được định nghĩa cụ thể gồm những Tài liệu nào
  • Soạn thảo và chỉnh sửa Tài liệu Online: cho phép người biên soạn nội dung trực tiếp trên hệ thống mà không cần phải Cài đặt phần mềm MS Office, hỗ trợ nhiều người có thể vào biên soạn cùng lúc.
  • Phân quyền khai thác: Cho phép người quản lý Tài liệu có thể phân quyền cho người sử dụng khai thác Tài liệu theo Nhóm hoặc theo từng người cụ thể.
  • Quản lý Phiên bản Tài liệu: mỗi Tài liệu sẽ được tự động lưu phiên bản với mỗi sự thay đổi phát sinh, người Quản lý tái sử dụng các Phiên bản tài liệu.

  • Khai thác tài liệu: người sử dụng Tra cứu tài liệu theo cây thư mục, tìm kiếm các Tài liệu dựa theo các thông tin mô tả của tài liệu
  • Bảo mật Tài liệu: thiết lập cơ chế bảo mật cao cho Tài liệu như: Cấm in, Share, Download, hoặc Chỉ người được phần quyền mới có quyền tải và đọc nhưng nếu gửi cho một người thứ 3 thì người thứ 3 sẽ không đọc được
  • Quy trình phê duyệt tài liệu: Các văn bản, tài liệu trước khi xuất bản lên hệ thống được thông qua một quá quy trình phê duyệt. Hệ thống cho phép Quản trị tự thiết lập, cập nhập qui trình luân chuyển cho tài liệu.

* App mobile Tài liệu số:

  • Quản lý tài liệu App Mobile (iOS – Android): Quản lý theo dõi và ký duyệt trên thiết bị di động Smartphone (iOS,Android)
  • Tích hợp ứng dụng trình ký điện tử: Ký duyệt tài liệu bằng chữ ký số
  • Tích hợp Chữ ký số: Chữ ký số đại diện pháp luật và Chữ ký số nội bộ
  • Tích hợp SMS OTP: bảo mật 02 lớp

ĐIỂM NỔI BẬT HỆ THỐNG

  • Đáp ứng về công tác văn thư và lưu trữ: Hệ thống đáp ứng yêu cầu của Bộ Nội vụ về quy trình trao đổi, lưu trữ, xử lý tài liệu điện tử trong công tác văn thư
  • Quy trình động: Phần mềm được xây dựng trên nên tảng quy trình động cho phép đơn vị có thể tự tùy biến cấu hình nghiệp vụ phù hợp với đặc thù công tác quản lý văn thư tại đơn vị mình và thành viên.
  • Quản lý nhật ký: Phần mềm cho phép người dùng theo dõi quá trình xử lý văn bản và các phiên bản tài liệu theo thời gian.

  • Phần mềm tập trung: Hệ thống Quản lý triển khai tập trung, dữ liệu tập trung, hệ thống sẽ tạo nhiều đơn vị con sử dụng dựa vào cơ chế phân quyền.
  • Ứng dụng di động (mobile app): Phần mềm được xây dựng trên nền tảng web và di động cho phép làm việc trên nhiều thiết bị PC, Tablet và SmartPhone.
  • Áp dụng chữ ký số: Phần mềm áp dụng chữ ký số để ký phê duyệt tờ trình, văn bản, công văn điện tử cho trên quy trình nội bộ và ứng dụng khác: hợp đồng điện tử, đơn hàng, biên bản nghiệm thu,…
  • Khả năng tích hợp: Phần mềm có thể tích hợp dễ dàng với các ứng dụng khác: Hồ sơ tài liệu lưu trữ, hệ thống khác,…
  • Tính bảo mật cao: Phần mềm có tính bảo mật cao vì được tích hợp nhiều giải pháp mã hóa, an toàn như: Mã hóa dữ liệu, SSL, bảo mật 02 lớp…