Quản lý Điều tra sự cố
Phần mềm ghi nhận bằng hồ sơ, điều tra, theo dõi và xác định xu hướng của tất cả các sự cố và tình huống xung quanh những sự cố đó để quản lý sự cố một cách phù hợp và kịp thời, để hướng dẫn cho các bộ phận nghiệp vụ của Nhà máy hiểu và nắm quy trình nghiệp vụ và cách sử dụng phần mềm Quản lý sự Không Phù hợp/Khuyến nghị.
Quy trình Quản lý Sự không phù hợp/Khuyến nghị bao gồm 4 trường hợp như sau:
- Yêu cầu phát sinh trong cùng một đơn vị
- Yêu cầu Phát sinh trong Ban chức năng/Nhà máy/Chi nhánh
- Yêu cầu phát sinh do Ban chức năng gửi đến Nhà máy/Chi nhánh
- Yêu cầu phát sinh do Nhà máy/Chi nhánh gửi đến Ban chức năng
Lập phiếu yêu cầu
Người sử dụng Lập phiếu Khai báo Sự Không phù hợp/Khuyến nghị khi phát hiện ra sự Không Phù hợp/Khuyến nghị
Chỉnh sửa Phiếu yêu cầu
Điều kiện: Phiếu yêu cầu đang lưu dạng bản nháp (Chưa được gửi duyệt) hoặc bị trả lại bở người phê duyệt phiếu yêu cầu. Chức năng dùng để Hỗ trợ người sử dụng chỉnh sửa phiếu yêu cầu Sự Không phù hợp/Khuyến nghị.
Tra cứu danh sách phiếu yêu cầu
Người sử dụng tra cứu danh sách các Phiếu yêu cầu, các phiếu yêu cầu được lưu trữ dựa trên các thư mục menu trái, và được phân chia theo tình trạng của phiếu yêu cầu
Duyệt phiếu yêu cầu ở đơn vị Yêu cầu (Dành cho lãnh đạo)
Các lãnh đạo kiểm tra, phê duyệt các Phiếu yêu cầu về Sự Không phù hợp/Khuyến nghị. Đối với lãnh đạo đóng vai trò là người duyệt quyết định của Đơn vị yêu cầu thì khi duyệt cần sử dụng chữ ký điện tử để duyệt bằng chữ ký số
Kiểm tra phiếu yêu cầu (Dành cho Thư ký GĐNM/CN)
Hỗ trợ cho bộ Phận thư ký Giám đốc nhà máy hoặc chi nhánh kiểm tra nội dung phiếu yêu cầu trước khi trình cho Giám đốc NM/CN đối với những Yêu cầu cần phải qua Ban Giám đốc nhà máy/Chi nhánh duyệt
Đánh giá ở đơn vị có Không Phù hợp/Khuyến nghị (Nhân viên ISO)
Hỗ trợ cho nhân viên ISO kiểm tra, đánh giá sự Không phù hợp/Khuyến nghị do đơn vị yêu cầu gửi đến hoặc trong chính phòng ban mình gửi đến
Duyệt phiếu yêu cầu ở đơn vị có Sự Không Phù hợp/Khuyến nghị (Dành cho lãnh đạo)
Hỗ trợ cho các lãnh đạo kiểm tra, phê duyệt các Phiếu yêu cầu về Sự Không phù hợp/Khuyến nghị. Đối với lãnh đạo đóng vai trò là người duyệt quyết định của Đơn vị có sự Sự Không phù hợp/Khuyến nghị thì khi duyệt cần sử dụng chữ ký điện tử để duyệt
Lập đề xuất giải pháp và báo cáo thực hiện
Dùng để Hỗ trợ người được phân công xử lý chính nhập thông tin đề xuất giải pháp, sau đó cập nhập kết quả sau khi thực hiện khắc phục sự Không phù hợp/Khuyến nghị
Duyệt đề xuất giải pháp và thực hiện (Dành cho lãnh đạo)
Hỗ trợ cho các lãnh đạo kiểm tra, phê duyệt Đề xuất Giải pháp và thực hiện củasự Không phù hợp/Khuyến nghị. Chức năng có dùng chữ ký điện tử để duyệt
Lập báo cáo kiểm tra, giám sát: Hỗ trợ người được phân công kiểm tra lập Báo cáo kiểm tra và giám sát
Uỷ quyền duyệt: Lãnh đạo uỷ quyền cho người khác duyệt thay
Giao việc: Hỗ trợ cho người xử lý chính giao cho cấp dưới xử lý thay phần đề xuất giải pháp và báo cáo thực hiện